Nachschlagewerk

Zeiterfassung-Glossar: Alle Begriffe erklärt

Von Billable Hours bis Zuschläge – die wichtigsten Begriffe der Zeiterfassung, kurz und verständlich.

Von der Redaktion · Aktualisiert am 18. Juli 2026

Dieses Glossar erklärt die zentralen Begriffe rund um die Arbeits- und Projektzeiterfassung – von rechtlichen Grundlagen wie BAG-Beschluss, MiLoG-Aufzeichnungspflicht und taggleicher Erfassung bis zu technischen Erfassungsformen wie RFID, Offline-Stempeln und Pausenautomatik. Stand Juli 2026.

Arbeitszeitkonto: Konto für Plus- und Minusstunden gegenüber der Soll-Arbeitszeit. Ermöglicht flexible Arbeitszeiten und den Ausgleich von Mehr- oder Minderarbeit.
Arbeitszeitrichtlinie: EU-Richtlinie 2003/88/EG, die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten europaweit vorgibt und Grundlage des EuGH-Urteils von 2019 zur Zeiterfassung ist.
Ausgleichszeitraum: Zeitfenster, in dem Mehrarbeit wieder auf die durchschnittliche Höchstarbeitszeit gebracht werden muss. Heute sechs Monate; der Referentenentwurf 2026 plant eine Verkürzung auf vier Monate.
BAG-Beschluss 2022: Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) zur allgemeinen Pflicht der Arbeitszeiterfassung.
Billable Hours: Abrechenbare Projektstunden. In der Projektzeiterfassung werden Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert, um sie Kunden zu fakturieren.
EuGH-Urteil 2019: Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18), das ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeitmessung verlangt.
Geofencing: Standortbasierte Prüfung beim Stempeln, ob sich eine Person am Arbeitsort befindet. Zulässig nur punktuell, nicht als dauerhaftes Tracking.
Gleitzeit: Arbeitszeitmodell mit flexiblem Beginn und Ende innerhalb eines Rahmens, meist mit Arbeitszeitkonto.
Kernarbeitszeit: Zeitfenster mit Anwesenheitspflicht bei Gleitzeit; außerhalb wählen Beschäftigte Beginn und Ende frei.
Manipulationssicherheit: Anforderung an elektronische Systeme, Einträge vor unbemerkter Veränderung zu schützen – etwa durch Änderungsprotokolle, Rollenrechte und revisionsfähige Speicherung.
Mehrarbeit: Arbeitszeit über die werktäglichen acht Stunden hinaus. Sie ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und innerhalb des Ausgleichszeitraums auszugleichen.
MiLoG-Aufzeichnungspflicht: Pflicht nach § 17 Mindestlohngesetz: Für Minijobber und elf Branchen – vom Baugewerbe bis zur Gebäudereinigung – sind Arbeitszeiten binnen sieben Tagen zu erfassen und zwei Jahre aufzubewahren.
Mitbestimmung: Beteiligungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Ausgestaltung technischer Systeme, die Verhalten oder Leistung überwachen können.
Offline-Stempeln: Buchen ohne Netzverbindung: Die App speichert Kommen und Gehen lokal und überträgt die Daten bei der nächsten Verbindung – wichtig auf Baustellen und in Funklöchern.
Pausenautomatik: Funktion, die gesetzliche Ruhepausen automatisch abzieht oder anmahnt – 30 Minuten ab sechs Stunden, 45 Minuten ab neun Stunden Arbeitszeit (§ 4 ArbZG).
Projektzeiterfassung: Erfassung von Zeiten je Projekt oder Kunde – Grundlage für Nachkalkulation und Abrechnung. Tools: Clockodo, timr, Toggl Track.
RFID: Funktechnik für Chips und Karten, mit denen sich Beschäftigte am Terminal identifizieren – kontaktlos, sekundenschnell und ohne biometrische Daten.
Referentenentwurf: Erster Gesetzentwurf eines Ministeriums; hier des BMAS vom 18.06.2026 zur elektronischen Zeiterfassung. Noch kein geltendes Recht.
Ruhezeit: Mindestens elf Stunden ununterbrochene arbeitsfreie Zeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG), in einzelnen Branchen verkürzbar.
Soll-Ist-Vergleich: Gegenüberstellung von vertraglicher Sollzeit und gestempelter Ist-Zeit. Grundlage für Arbeitszeitkonten und die Früherkennung auflaufender Mehrarbeit.
Stempeluhr: Uhr, Terminal oder App, an der Beschäftigte ihr Kommen und Gehen buchen. Läuft heute meist als Tablet-Station oder Smartphone-Lösung.
Stundenkonto: Andere Bezeichnung für das Arbeitszeitkonto; erfasst geleistete Stunden im Verhältnis zur Sollzeit.
Taggleiche Erfassung: Grundsatz aus dem Referentenentwurf 2026: Beginn, Ende und Dauer sollen noch am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden; per Tarifvertrag bleibt eine Nacherfassung bis sieben Tage möglich.
Terminal: Stationäres Erfassungsgerät. Als Tablet-Terminal mit RFID, Fingerabdruck oder PIN oder als klassische Hardware-Stechuhr.
Vertrauensarbeitszeit: Modell ohne Kontrolle der Arbeitszeitlage durch den Arbeitgeber; Beginn, Ende und Dauer müssen dennoch erfasst werden.
Zeiterfassungspflicht: Aus EuGH- und BAG-Rechtsprechung folgende Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen. Form derzeit frei, elektronische Form per Referentenentwurf geplant.
Zuschläge: Aufschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit, die aus den erfassten Zeiten berechnet werden.
Änderungsprotokoll: Lückenlose Aufzeichnung, wer wann welche Buchung korrigiert hat. Macht nachträgliche Anpassungen nachvollziehbar und erhält den Beweiswert der Daten.
Überstunden: Über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus geleistete Arbeit, die nach der Erfassungspflicht dokumentiert werden muss.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert Anwesenheit – Beginn, Ende, Pausen – und erfüllt die gesetzliche Pflicht. Die Projektzeiterfassung ordnet Stunden zusätzlich Kunden oder Aufträgen zu und dient der Abrechnung und Nachkalkulation. Viele Betriebe brauchen beides, manche Tools decken nur eine Disziplin ab.

Welche Begriffe sind für die Rechtslage am wichtigsten?

Vier Einträge bilden das rechtliche Gerüst: das EuGH-Urteil 2019, der BAG-Beschluss 2022, die Zeiterfassungspflicht und der Referentenentwurf 2026. Wer diese Zusammenhänge kennt, kann Werbeaussagen der Anbieter zur Rechtssicherheit fundiert einordnen.

Was bedeutet Stundenkonto in der Praxis?

Das Stunden- oder Arbeitszeitkonto saldiert laufend Soll- und Ist-Zeiten. Plusstunden entstehen durch Mehrarbeit, Minusstunden durch Unterschreitung der Sollzeit. Moderne Apps führen das Konto automatisch aus den gestempelten Zeiten und zeigen es Beschäftigten in Echtzeit.

Was zählt rechtlich zur Arbeitszeit?

Arbeitszeit ist nach § 2 Arbeitszeitgesetz die Zeit von Beginn bis Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Dazu gehören auch Bereitschaftsdienst am Arbeitsort sowie – je nach Ausgestaltung – Umkleide-, Rüst- und betrieblich veranlasste Fahrtzeiten. Nicht dazu zählen Ruhepausen und der normale Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber ein System vorhalten, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst. Die Form ist derzeit frei; der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung vor, ist aber noch nicht Gesetz.

Zählen Pausen zur Arbeitszeit?

Nein. Ruhepausen unterbrechen die Arbeitszeit und werden nicht vergütet; vorgeschrieben sind mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeit. Anders liegt es, wenn keine echte Pause möglich ist: Wer durchgehend erreichbar bleiben und jederzeit eingreifen muss, arbeitet weiter.

Wie lange darf man am Stück arbeiten?

Höchstens sechs Stunden ohne Pause. Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden betragen und auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn sie im Ausgleichszeitraum im Durchschnitt wieder auf acht Stunden sinkt. Zwischen zwei Arbeitstagen sind grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit vorgeschrieben.

Weiter zu: Digitale Zeiterfassung · Systemvergleich · Excel-Vorlage.