Datenschutz

Zeiterfassung und DSGVO: Welche Daten erfasst werden dürfen

Stempeldaten sind Personaldaten. Was ein Zeiterfassungssystem speichern darf, wo die roten Linien verlaufen und woran sich ein datenschutzkonformes System erkennen lässt – der Überblick für Arbeitgeber.

Von Dr. Katharina Müller · 18. Juli 2026 · Aktualisiert am 4. August 2026

Sind Arbeitszeitdaten personenbezogene Daten?

Ja – Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, weil jede Stempelbuchung verrät, wann eine bestimmte Person gearbeitet hat. Verarbeitet werden dürfen sie trotzdem, und zwar ohne Einwilligung: Rechtsgrundlage sind die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 16 ArbZG, § 17 MiLoG und § 3 ArbSchG) sowie § 26 BDSG, der die Verarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erlaubt. Die Erlaubnis ist aber kein Freibrief – sie reicht exakt so weit wie der Zweck.

Welche Daten darf eine Zeiterfassung speichern?

Eine Zeiterfassung darf Beginn, Ende, Dauer und Pausen speichern sowie den Standort im Moment des Stempelns prüfen – nicht erlaubt sind dauerhafte Ortung, Leistungsauswertungen und biometrische Merkmale ohne Einwilligung.

Welche DSGVO-Grundsätze gelten für die Zeiterfassung?

Für die Zeiterfassung gelten fünf Grundsätze: Zweckbindung, Datenminimierung, Transparenz, Speicherbegrenzung und technische Sicherheit.

1. Zweckbindung: Die Daten dienen der Arbeitszeitdokumentation und Abrechnung – nicht der umfassenden Verhaltens- oder Leistungskontrolle und nicht dem Erstellen von Bewegungsprofilen.
2. Datenminimierung: Erhoben wird nur, was die Erfassung braucht; Zugriff erhalten nach dem Need-to-know-Prinzip nur Vorgesetzte und Personalabteilung.
3. Transparenz: Beschäftigte müssen nach Artikel 13 DSGVO wissen, welche Daten das System speichert und wer sie einsieht; nach Artikel 15 können sie Auskunft verlangen.
4. Speicherbegrenzung: Als Richtwert gelten zwei Jahre analog zu den Aufbewahrungspflichten; lohn- und steuerrelevante Unterlagen bleiben nach § 147 AO länger – ein Löschkonzept regelt beides.
5. Technische Sicherheit: Artikel 32 DSGVO verlangt Zugriffskontrollen, Protokollierung und Schutz vor Manipulation – im Alltag heißt das Rollenrechte und ein Änderungsprotokoll für Korrekturen.

Sind Fingerabdruck-Scanner und dauerhafte Ortung erlaubt?

Nein: Einen Fingerabdruck-Scanner müssen Beschäftigte nach einer Entscheidung des LAG Berlin-Brandenburg nicht dulden, und eine lückenlose Überwachung während der Arbeitszeit ist unzulässig. Zwei Fallgruppen sorgen regelmäßig für Streit. Die erste ist der Fingerabdruck-Scanner: Biometrische Daten gehören zu den besonders geschützten Kategorien nach Artikel 9 DSGVO, und das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass Beschäftigte eine Fingerabdruck-Zeiterfassung nicht dulden müssen – RFID-Chip, PIN oder App erfüllen denselben Zweck ohne sensible Daten. Welche Identifikationsverfahren sich am Terminal bewähren, zeigt der Beitrag Digitale Stempeluhr. Die zweite rote Linie ist die permanente Überwachung: Eine lückenlose Kontrolle der Beschäftigten ist unzulässig, punktuelle Stichprobenkontrollen hat das Bundesarbeitsgericht dagegen gebilligt (Beschluss vom 26.08.2008, 1 ABR 16/07). Für die Standortfrage heißt das: Geofencing darf prüfen, ob jemand beim Stempeln am Arbeitsort ist – mehr nicht.

Wer darf die Daten überhaupt sehen?

Zugriff haben nur Beschäftigte auf ihre eigenen Zeiten, Führungskräfte auf ihr Team und die Personalabteilung auf das, was Abrechnung und Nachweis erfordern. Beschäftigte sehen ihre eigenen Zeiten – dieses Einsichtsrecht gehört zum Pflichtprogramm und soll nach dem Referentenentwurf 2026 sogar um einen ausdrücklichen Kopieanspruch ergänzt werden. Führungskräfte greifen nur auf ihr Team zu, die Personalabteilung auf das, was Abrechnung und Nachweis erfordern. Auswertungen über die ganze Belegschaft sollten möglichst aggregiert erfolgen, ohne Einzelpersonen bloßzustellen. Gibt es einen Betriebsrat, gehören Zugriffsregeln, Auswertungszwecke und Löschfristen in eine Betriebsvereinbarung – die Ausgestaltung des Systems unterliegt seiner Mitbestimmung. Je feiner das Rechtekonzept des Systems, desto leichter lassen sich diese Vorgaben ohne Zusatzaufwand abbilden.

Woran erkennt man ein DSGVO-konformes Zeiterfassungssystem?

Ein DSGVO-konformes System erkennt man an vier Funktionen: Rollen- und Rechtekonzept, Änderungsprotokoll für nachträgliche Korrekturen, Einsicht der Beschäftigten in die eigenen Zeiten und ein Löschkonzept. Datenschutz entscheidet sich weniger in der Datenschutzerklärung als in den Funktionen. Ein taugliches System bringt Rollen- und Rechtekonzepte mit, protokolliert nachträgliche Korrekturen, erlaubt Beschäftigten den Blick auf die eigenen Zeiten und bietet ein Löschkonzept. Auch der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 – Stand heute ein Entwurf, kein Gesetz – verlangt ausdrücklich nachvollziehbare, manipulationssichere und DSGVO-konforme elektronische Systeme. Wer bei der Auswahl darauf achtet, erfüllt geltendes Recht und wäre auf die Reform vorbereitet. Verstöße sind teuer: Der DSGVO-Bußgeldrahmen reicht bis 20 Millionen € oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Welche Rechte Beschäftigte im Einzelnen haben, bündelt die Seite Zeiterfassung für Mitarbeiter; die rechtlichen Grundlagen der Erfassungspflicht erklärt der Beitrag zum BAG-Urteil, den Reform-Überblick gibt der Ratgeber Digitale Zeiterfassung.

Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.